こんにちは、キノトロープの濱田です。

この連載ではWeb担当者の皆様からいただいたお悩みに答えていきます。

今回の質問は以下です。

最近担当した案件で、Webサイトの更新作業をすべて制作会社に外注しており、少しテキストを変えるだけの更新でも期間が2週間ほどかかり、費用も相応に発生してしまう、といったお話を伺ったことがあります。

外注時に発生するコストを抑え、完了までの期間を短縮することは難しいのでしょうか。

このような場合にまず考えるべきは、依頼する際の形式が定まっているかということです。

依頼する際の形式が決まっておらず、依頼メールの文面から誤った解釈ができてしまう、メールテキストで入稿することもあればWordファイルで行うこともある、など不明瞭な点があると、制作会社としても更新作業に取り掛かるまでの確認事項が多数発生してしまいます。

依頼する側としては、なるべく手間をかけずに依頼を済ませたい。

一方、外注先としては、しっかり確認した上で作業に取り掛かりたい。

こういった双方の想いや方針の違いがコストの原因と考えられます。

ここで、入稿の際のファイル形式、修正箇所の指示方法、表記揺れなど、依頼時のフォーマットを定めることで、定常運用においては依頼を簡便に行えるようになり、ある程度負担が軽減されるのでなないでしょうか。

ただし、新しいコンテンツを作成するような場合、打ち合わせを重ねて方針を定めていく必要があるため、必然的に作業が発生し、形式化による軽減が難しい場合もあるでしょう。

そのため作業負担に関して言うならば、企画段階から関わってくれる、いわば丸投げできる制作会社に依頼するのも有効な方法です。

作成を一任する分、今まで以上の費用は発生してしまいますが、更新にかかる負担は軽減でき、他の作業に時間をかけられるようになります。

大部分をお任せできる会社に依頼することで、費用はかかるものの、更新作業による負担は抑えられると述べました。

しかし、どの程度安心してお任せできるのかは企業との関係が深まるにつれて見えてくる部分でもあり、方針は制作会社によって様々です。

信頼を置いて一任できる会社を探すのは時間がかかりますし、骨が折れるでしょう。

とはいえ、そういった形での外注をしない・できない場合でも作業負担を軽減していくことは可能です。

弊社では、CMSを利用した内製化をお勧めしています。

特殊なものでない場合、クライアントが自ら更新できるようなWebサイトを作っていくことを基本方針としています。

運用にあたり、あらかじめ外部の方が関わることがわかっている場合、その方もシステムにアクセスできるようにし、CMSを直接外注の方が更新して、クライアントがプレビューを確認する、といった形で内製できる仕組みを整えます。

デザインはあらかじめ決めた形で表現されるよう開発を行っているため、一定のフォーマットに沿った形で出力され、確認やリテイクの手間も省けます。

CMSを導入し、このような仕組みを整えることができれば、あるいは何らかのタイミングで手を加える機会があるのであれば、まずは部分的にでも内製できる仕組みを作っていくというのは有効な手段であると言えます。

「自分たちでの更新は技術的に難しいのではないか」という理由で更新を外注されている方に話を伺うと、実際には少しのテキストの変更や画像の差し替えだけで済むことが意外と多いのです。

HTMLを記述する場合は知識を要しますが、内製化の仕組みを整えることができれば、更新自体は必ずしも外注する必要はなくなり、費用の削減ができます。

例えば、今まで開発していなかった表現をしたい、新しい見せ方をしたい、記事の下に申し込みや問い合わせのフォームを入れたい、といった新規開発が必要な部分に費用を投入するといった活用もできます。

ここまでは外注によるコストを中心にお話ししましたが、そもそも更新自体にかかるコストについても考えてみましょう。

作業に関わるコストは外注した場合だけでなく、社内で作業を行った際にも工数として影響してきます。

不要な作業が発生し時間や費用を無駄遣いしていないかを確認してみましょう。

例えばWebページの更新や作成を行う場合、そこには記事のライティングだけでなく、必要な画像の素材収集、リサイズなどの加工なども含まれます。

単純なリサイズであればシステムにより自動化することができますし、画像のトリミング機能を有するCMSも存在するので、それらをうまく活用することで作業負担を軽減できます。

しかし、こうしたツールで対応できず、社内での加工が難しい場合や不安がある場合は、制作会社に外注しても良いかもしれません。

他にはよくあることとして、複数ページに掲載している製品のスペックが変更になり、関連する全ページの修正が必要になった場合のことを考えてみましょう。

対象ページのテキストを全量書き換える作業は珍しいものではありませんが、CMSを導入していない静的なWebサイトの場合、対象ページが増えるにつれ修正やチェックにかかる費用が増加してしまいます。

CMSでの一元管理がされていればCMSに登録している情報だけの修正で済み、その情報を各ページに出力しているためチェックも一部をピックアップして行え、費用を大きく削減できます。

こういった更新は定期的に訪れるのではないでしょうか。

物量がありながら一括で更新が行えるものを都度ひとつひとつ更新していると考えると、非常に非効率であることは想像に難くないでしょう。

他には、単純な修正作業以外での負担を考えると、AIを利用して文章のひな型を作成し、そこに手を加えていく、文章校正ツールで文法チェックするなど、自動化する仕組みや体制を整えていくことで、負担や工数を少しでも削減できるかもしれません。

本来CMSを導入していれば更新自体は簡単に行えるため、更新の内製化ができ、外注による手間や費用を抑える仕組みは整っているはずです。

CMSを導入しているにも関わらず、操作が難しい、どこに何があるかわかりづらい、といった理由から外注が発生している場合、Webサイト自体の作りやCMSに問題があることが考えられます。

CMSが扱いづらいとWebサイトも整理されていないことが多く、その逆もまた然りです。

こういったことの要因としては、サイト構造やコンテンツの整理、どのように運用・更新していくかといったルールの整備などがCMS導入・Webサイトリニューアル時に行われていなかったことが考えられます。

とはいえ、いきなりCMSを導入する、リニューアルをする、といったことは現実的ではありません。

部分的なところから徐々に導入する方法もありますし、CMSを導入したかのように新たにガイドラインを制定し、ルールを整備してみるというのは比較的すぐに取り組みやすいのではないでしょうか。

現状のWebサイトの運用ルールを見直し、どんな作業が無駄で、システム的に合理化できる点はどこなのか、といった部分の整理から始めると良いでしょう。

また、こういった棚卸しにあたり、お付き合いのある制作会社などにアドバイスしてもらう環境を整えられると良いのではないかと思います。

運用にあたり、自社で見直していける点としては下記の4つが重要です。

・外注の依頼を形式化し、負担を減らす仕組みを作る
・CMSを利用し、更新を内製できる仕組みを作る
・自動化ツールなどを活用し、更新作業に無駄がないかを見直す
・サイト構造や運用ルールを見直し、必要であれば新たなガイドラインを制定する

物量が多く作業負担がかかっているのか、手順や操作が面倒なのか、関連する一連のやり取りに無駄があるのか…
考えていくと、見直すべき点は多数あるのではないかと思います。

おそらくご質問者様は「手間や費用が必要以上にかかっていることは想像ができるが、解決策がわからない」といったことにお悩みなのではないかと思います。

そこには「世の中にある解決策が自分たちのWebサイトに適用できるかわからない」といったことも含まれているかもしれません。

自社内だけでは難しくても、外部の専門家が別の視点から見ると思いの外簡単な方法で解決する可能性もあります。

まずは一度、お付き合いのある会社に相談してみてはいかがでしょうか。

また、弊社では定期的にWeb担当者の方に向けたセミナーを開催しています。

講演後にはご質問やご歓談の時間を設けておりますので、そういった場で簡単にお話を伺わせていただくことで、何か改善のヒントが見つかるかもしれません。

ご興味がありましたらぜひ足を運んでみてください。