こんにちは、キノトロープアカデミーです。

「キノトロープアカデミー」は、Web業界のトップランナーである株式会社キノトロープの社員が講師を務めるオンラインアカデミーです。リモートワーク時代に不可欠な「個のスキル」を高め、職人のような「匠」を目指す人を増やしたい。そんな願いを込め、基礎から経営判断、業務フローまで、一生モノのナレッジを惜しみなく公開していきます。

＜初級編 第14回＞
文章のセルフチェック術（前編） についてお伝えします。

担当は濱田です。

ビジネスにおける文章の誤字脱字や固有名詞・電話番号の間違いは、社会人としての信用を損なうだけでなく自社のブランドにまで悪影響を及ぼすため、送信や投稿の前に行うセルフチェックの習慣化が不可欠です。

人間は思い込みによって必ずミスを犯すという前提に立ち、ミスを防ぐために人名や社名、電話番号はキーボードで打ち込まずに公式Webサイトなどからコピー＆ペーストして文字をブレさせない工夫が求められます。

具体的な添削方法としては、画面上ではなく文章を一度プリントアウトし、内容を「読まない」ように意識しながら誤字脱字、固有名詞といった要素ごとに視点を変えて複数回見直すアプローチが非常に効果的です。

”文章のセルフチェック術”をテーマに、
今日お伝えしたいことは3つあります。

Web担当者の仕事は多岐に渡ります。忙しい中、短い時間でSNS用のコンテンツを書いてそのまま公開しなければならないときもあるでしょう。

しかし、そうした切迫した状況でも「投稿」ボタンを押す前に、自分が書いた文章を一度チェックする習慣を付けていただきたいのです。

私的な文章であれば、間違いも笑い話で済むかもしれません。しかし、ビジネスの場で誤字脱字や固有名詞の間違いを繰り返すと、あなたの社会人としての信用に関わります。

また、企業Webサイトや企業アカウントのSNSなどでそれをやってしまうと、確実に、貴社のブランドに悪い影響を与えます。公式SNSが誤字脱字だらけでは、誰だって「この会社、大丈夫かな？」と感じますよね。

文章をセルフチェックしないと、社会人としての信用が損なわれたり、自社のブランドに悪影響が及んだりします。

これらが、ビジネス上で文章のセルフチェックが必須である理由です。きちんとした会社は、コンテンツを2重･3重で確認する体制を作っています。

キノトロープでは、構築を手掛けたWebサイトを公開する前に、必ず社員全員でレビューする時間を設けます。まる一日かけて、すべてのコンテンツをチェックします。すると、どんなに腕の良いディレクターが手掛けたWebサイトでも、必ず誤字脱字や表記の間違いが1つは見つかります。

ここで大事な事実をお話します。「人間は必ずミスを犯す」ということです。特に、文章作成時に起こりやすいミスとしては次の3点が挙げられます。

怖いのは、「商品名は○○のはず」「コンピューターの変換だから、漢字を間違えるはずがない」「オフィシャルサイトからコピペしたはず」などの「思い込み」です。

人間の脳は、本能的に「楽」を求めます。本来であれば見直す手間をかけるべきところを、「見直さなくていい、だって間違っていないのだから」と思い込むよう、脳が仕向けているのです。

ですから、セルフチェックができるようになるには「修練」が必要です。文章を書き終わったら、必ず見直します。これを考えずに行えるようになるまで、繰り返します。

普段のSNS投稿やメールの送信時にも、必ず自分が書いた文章を一度読み返すクセを付けましょう。

とは言え、見直す際も一字一句つぶさに確認していては、時間がいくらあっても足りません。特に気をつけるべきビジネス文章の重要ポイントは、ご覧の3点です。

まず一つ目の「誤字脱字」が起こる主な原因としては、単純なタイプミスやコンピューターの文字入力システムの変換ミスが挙げられます。

コンピューターの変換で、間違えやすい漢字は確かにあります。特に「いがい」は誤っている例をよく目にします。気をつけましょう。

それより大きな問題は、「一度見れば、誰でも分かるタイプミス」を、そのまま公開してしまうことです。タイプミスに理由はなく、一度確認さえすれば、必ず修正できるはずです。

セルフチェックにスキルは必要ありません。大事なのは習慣付けの意識です。

次に間違えてはならないのは二つ目の「固有名詞」です。特に人名は、コンピューターの変換候補から誤った表記を選んでしまうケースが多いです。

誰でも誤った名前でメールが来たり、Webサイトに記載されていたらいい気分はしないですよね。

次に社名や製品名などです。 社名が漢字の場合、個人名と同様、変換ミスで、例えば「菊地工業」が「菊池興業」と業種が変わってしまうこともあり得ます。また、普通は小文字であるところが大文字になっていたりと、こだわりのある企業も注意が必要です。

このようなミスを防ぐため、私は基本的に、人名や社名はキーボードで打ち込まず、公式Webサイトやいただいたメールの署名からコピー＆ペーストするよう心がけています。

三つ目の「電話番号」も間違いが許されない情報です。誤った番号を見て電話したユーザーが問題を解決できないばかりか、掲載された電話番号の主にも迷惑をかけてしまいます。

電話番号も、キーボードで入力するのではなく、オフィシャルWebサイトからコピペします。その上で、公開前にもオフィシャルサイトと照らし合わせ、正しい番号かチェックしましょう。

文章に限らず、相手の名前や社名を間違うのは、とても失礼な行為です。また電話番号の間違いは、関係のない第三者にも迷惑を及ぼします。

Webサイトは誤表記を修正しやすいのも確かですが、まずこれらについては絶対に間違わないでください。社名や人名の間違いを指摘された場合はまず謝罪するべきですし、何より「恥ずかしい」という気持ちを持っていただきたいです。

そして、2度と恥ずかしい思いをしないで済むようセルフチェックを習慣付けましょう。

セルフチェックのおすすめの方法、それは文章を一度プリントアウトすることです。

文章を書いたコンピューターの画面のままチェックしようとすると、脳が「執筆モード」で固定化されているため、通常であれば見落とすはずのないようなタイプミスも、見過ごしてしまったりします。

その点、文章を一度プリントアウトすると、脳がリフレッシュされてミスに気付きやすくなります。その際、修正は赤ペンを持って、実際に手を動かしながら添削していくと、脳がより活性化して集中できます。

文章のセルフチェックには、結構な「集中力」が必要です。決して「ながら」でやってはいけません。

Andチェックする際に重要なのは、文章を「読まない」ことです。「読む」と文章の内容に意識が行ってしまい、表記のチェックに集中できません。

「私の書いた文章には絶対に間違いがある」という前提で、その間違い探しをする心持ちでチェックに臨みます。その際、一度にすべてをチェックしようとするとどうしても漏れが出てきてしまいます。

私が編集者時代に教わったのは、「視点を変えながら複数回見直す」という方法です。文章のセルフチェックの順番は以下のようになります。

まず、明らかなタイプミスやコピペミス、変換ミスによる誤字脱字が無いかだけをチェックします。

次に固有名詞と電話番号が正しいかどうかだけをオフィシャルWebサイトなどを参照しつつチェックしていきます。ここまで確認できていれば、あなたの社会人としての信用や貴社のブランドは最低限担保されたと思ってもらって良いです。

3の用語統一、4の文章のノイズについてもセルフチェックで潰せるようになると、よりユーザーに伝わりやすい文章が書けるようになります。これらについては、後編で詳しく解説します。

最後に、ビジネス上の文章のセルフチェックについて、3つのポイントにまとめました。

文章のセルフチェックは、Web制作だけでなくメールや企画書などあらゆるビジネスシーンで必要とされるスキルです。社会人として信用されるためのステップとして、これまで実践されてこなかった方もぜひ習慣づけましょう。

次回は「文章のセルフチェック（後編）」として、用語統一の見方や文章のノイズの取り方についてお伝えしていきます。

最後までご覧いただきありがとうございました。

の３点についての内容でした。