こんにちは、キノトロープアカデミーです。

「キノトロープアカデミー」は、Web業界のトップランナーである株式会社キノトロープの社員が講師を務めるオンラインアカデミーです。リモートワーク時代に不可欠な「個のスキル」を高め、職人のような「匠」を目指す人を増やしたい。そんな願いを込め、基礎から経営判断、業務フローまで、一生モノのナレッジを惜しみなく公開していきます。

＜中級編 第19回＞
Webサイト制作プロジェクトの進め方「充実したミーティングのための３つのやるべきこと」についてお伝えします。

担当は斉藤です。

本セミナーでは、会議の質を高めてプロジェクトを成功に導くために「ミーティングを行う目的の明確化」「最適なメンバーと時間の設定」「事前のシミュレーションによる万全な準備」という3つのやるべきことを解説します。

無駄な会議を減らし、参加者全員が達成感を得られる効率的なミーティングの進め方をご紹介します。

これらを実践することで、クライアントとの信頼関係向上やスムーズな進行管理につなげることができます。

” 充実したミーティングのための３つのやるべきこと”をテーマに、
今日お伝えしたいことは3つあります。

さて、いきなりですがそもそも、そのミーティングは必要でしょうか。

ミーティングは、クライアントと制作者のお互いの貴重な時間を使って行われます。ミーティングが充実したものになれば、お互いの信頼関係も高まります。プロジェクトが成功するかどうかも、ミーティングの質にかかっていると言っても過言ではありません。

まず、会議の前に何を決めるのか、その会議で何を成し得たいのか、それを明確にしましょう。

例えば、実施範囲を確定させるためにミーティングを行うとします。これにより、今後の正確なタスクや必要な時間が把握できるようになり、より詳細なスケジュールを立てることができます。

つまり、「何のためにミーティングをするのか」、そして「それをすることでどうなるのか」を事前に明確にすることが大切です。

その上で、決定を下すために必要な資料を準備します。こうして、単なる「スケジュール→ミーティング→資料」という機械的な流れが、「ここまでにこれを決める」という強い目的意識を持つことで、常に意味のある集まりへと変わるわけです。

充実したミーティングには、必ずそれを行う明確な意味があります。参加者全員が「何のためのミーティングか」をしっかりと理解し、同じゴールに向かって集まるからです。

目的を明確にし、そのための資料準備が万全かどうかを確認した上で、ミーティングを設定しましょう。そうすれば、次にやるべきことが自然と見えてきます。

ミーティングで決めるべきことを決めるために、必要な人はだれか、ということを考えましょう。

せっかく何かを決定するために行うミーティングですから、何も決まらなければ意味がありません。

だからといって、ミーティングだからと全員が集まらなければならないわけではないのです。

目的を持ち、方針や落としどころを決めて何かを成し遂げるためのミーティングは、最小限のメンバーでゴールに向かうのがベストです。

その際、かける時間はどれくらいが最適か、30分なのか1時間なのかをしっかりと吟味します。

そうすることで、「いつ」「何のために」「誰が」集まるのかが明確になります。「最初に決めたスケジュールだから」という理由だけで開催したり、ただ進捗を確認したり、「何か決めてください」と丸投げしたりするようなミーティングではなく、1つ1つのミーティングを無駄なく、達成感を持って進めたいです。

それでは、さらに限られた時間内でしっかりと意思決定を行うために、万全の準備を進めていきましょう。

万全の準備をするために有効なのは、事前にミーティングを想像し、シミュレーションすることです。

実際に予行練習としてやってみるのもいいですが、デスクでも脳内でもミーティングを想像し、シミュレーションすることはできます。

ミーティングのアジェンダベースで、どのように進めるかをシミュレーションしましょう。

ゴールへ導くための最大の原動力は、なんと言っても「完璧な資料」が用意されていることです。

また、ファシリテーションの準備が十分であるかどうかも重要です。実際に進行の流れをイメージしながら、必要な資料や機材を確認し、必要であればファシリテーター用の進行台本なども用意する必要があります。

相手の反応を予測し、想定されるあらゆる事態に対して万全の備えをしておくことが大切です。

そして、参加者が当日初めて資料を見るという状況は避けなければなりません。事前に内容へ目を通してもらえるよう、遅くともバタバタしない「1日以上前」には参加者に資料を共有しましょう。

そうすることで、全員が事前に内容を把握し、自分なりの意見を持った状態で当日のミーティングに集まることができます。このような事前の対策や準備こそが、限られた時間内でゴールへたどり着くための唯一の道なのです。

ミーティングを充実させるためには、
・決めるべきことや、成し遂げたいゴールを明確にする
・最適なメンバーを選び、適切な時間を設定する
・決断を下すために、事前に万全の準備を整える

これらを実践することで、参加者全員がミーティングを通じて充実した時間を共有できるようになります。これはお互いの信頼関係の構築にもつながり、ミーティングの質そのものを向上させ、プロジェクト全体の進行にとっても非常に価値のあるものになります。

の３点についての内容でした。

最後までご覧いただきありがとうございました。