こんにちは、キノトロープアカデミーです。

「キノトロープアカデミー」は、Web業界のトップランナーである株式会社キノトロープの社員が講師を務めるオンラインアカデミーです。リモートワーク時代に不可欠な「個のスキル」を高め、職人のような「匠」を目指す人を増やしたい。そんな願いを込め、基礎から経営判断、業務フローまで、一生モノのナレッジを惜しみなく公開していきます。

＜中級編 第13回＞
定例会議のコツ
についてお伝えします。

担当は斉藤です。

Webサイト制作プロジェクトにおいて、会議がなかなか決まらない、意見が出ないといった問題に直面することは少なくありません。

これらのありがちな問題を解消しプロジェクトを成功に導くための鍵は、全体のスケジュールをただ追うのではなく、1回1回の会議に「明確なゴール」を設定することにあります。

最終的な承認や大きな目標に向けて、各会議に議論すべき内容と小さなゴールを定め、アジェンダや議事録を通じてチーム全員で共有・合意することが重要です。

事前にやるべきことや先行きが具体的に見えることで、チームの不安は解消され、会議ごとの達成感がプロジェクトを動かす大きな原動力へと変わります。

”定例会議のコツ”をテーマに、
今日お伝えしたいことは3つあります。

会議の中で、
・プロジェクトが進んでいる感じがしない
・人数が多くて意見がまとまらない
・発言や意見がなかなか出ない
・なかなか決まらない
・決まった後にまた意見が出て戻る
このようなことはありませんか？

これは、プロジェクトが全体のスケジュールだけで進み、会議が、資料だけで行われるからです。

プロジェクトは制作の現場だけでなく、会議も重要な要素の一つです。キッチリと段取りを組んで進めるプロジェクトは、会議自体も意味のある充実したものになります。

皆さんの会議は、
・つどつど、議題をきめているような会議
・１つ１つを単につぶしていく会議
・意見を吸い上げるだけの会議
そんな会議になっていないでしょうか。

会議に必要なのは、ゴールを決めることです。

コアメンバーだけでなく、関係者にも承認者にも皆さんに明確な目標を示し、共有することが大事です。目標すなわちゴールをつくること、これが会議において大事なことです。

「一般的には、大体この辺りで会議します。」という予定が全体のスケジュールに書かれることがおおいです。これは非常にざっくりと示した流れですが、

場所や参加者の予定を決めるために、先々の会議予定を入れているというものですね。
しかし、それでは充実した会議を行うには、十分ではありません。

ただ確認や意見を聞く会議ではなく、大きなゴールに向かい、１つ１つの会議を確実に実りのあるものに進めていくには、細かくゴールを決めていく必要があります。

このように、承認のタイミングを入れ、それに向けて１つ１つの会議に、小さなゴールを作ります。

ゴールを決め、会議を決め、内容を決めるわけですから、会議のゴールを明記し、そのために議論することをリスト化します。

承認をとることが目標ですから、それまでの会議スケジュールを立て、開始前に全員で合意しましょう。それから、最初の会議を始めます。

そして、会議のためにアジェンダも作ると思いますが、単なるタイムライン的なアジェンダが多いです。

アジェンダは、毎回その会議のゴールを決め、そのために必要な議題を立てましょう。極論から言えば、そのゴールが決まるまで終われないということです。

ダラダラした会議になったり、ただ座っているだけの人がいたり、やった感をあまり感じないものになったりしないように、この小さなゴールの積み上げが、大きなゴールの達成に繋がることを、みんなで目指しましょう。

そして、議事録です。皆さん書かれていると思いますが、議事録のポイントは、ゴールに対して何が決まって、なにが課題で、次回までに何をすべきかが書かれていることです。

各会議にはその日のゴールがあり、皆はそれを理解し、準備し、集まり、アジェンダによって進行し、議事録によって共有され、それを踏まえて次の会議に進みます。

全ては最終ゴールに確実に進み、価値あるアウトプットと達成感を共有するためです。

それでは、スムーズに進めるための会議についてまとめましょう。

ゴールを常にどの段階においても明確に定めることが大事です。何をいつまでに決めないと次に進めない、ということを、最初に全員が理解するということです。

人は「先が見える」「明確になる」「何をすればいいか具体的に分かる」ということで、安心します。チームが皆同じように理解できれば、コミュニケーションも協力もスムーズに進むと思います。

いつまでに何をしなければならないかが、「具体的に」かつ「事前に」分かること、これが大事です。先が分からないプロジェクトや、ダラっとした会議は、不安を生みます。さらには、不安は不満になったりします。

逆にプロジェクトの一回一回の会議が充実すると、参加者は、皆達成感を持てますので、その達成感の積み重ねがプロジェクトを成功に導く原動力にもなります。

また、この人と一緒にプロジェクトをやりたい、と思う気持ちも芽生えるかもしれません。

自分の価値を高めるために、ぜひやってみてください。

最後までご覧いただきありがとうございました。

の３点についての内容でした。