こんにちは、キノトロープアカデミーです。

「キノトロープアカデミー」は、Web業界のトップランナーである株式会社キノトロープの社員が講師を務めるオンラインアカデミーです。リモートワーク時代に不可欠な「個のスキル」を高め、職人のような「匠」を目指す人を増やしたい。そんな願いを込め、基礎から経営判断、業務フローまで、一生モノのナレッジを惜しみなく公開していきます。

＜中級編 第11回＞
Webサイト制作プロジェクトの進め方
についてお伝えします。

担当は斉藤です。

Webサイト制作プロジェクトを成功に導くためには、単に会議を重ねるのではなく、明確な目的を持って「会議体を使い分ける」ことが極めて重要です。

プロジェクトを混迷させる原因となる決定事項のどんでん返しや手戻りを防ぐには、メンバー間で課題を合意する「定例会議」、後戻りできない節目で最終承認を得る「報告会」、関係者の協力を得るための「プレゼンテーション」をベストな相手とタイミングで実施しなければなりません。

どこを合意すれば次の工程に進めるかの節目を正しく線引きし、目的と相手に合わせて資料を最適化することが、プロジェクトをスムーズに進めて自身の価値を高めるための鍵となります。

”Webサイト制作プロジェクトの進め方”をテーマに、
今日お伝えしたいことは3つあります。

プロジェクトを進めていく上で会議は大事な要素の一つですが、何でもやればいいってものではありません。

会議をやると、なんか進んでいる気になる、やっている気になるかもしれませんが、やっても意味のない会議はかえって足かせになることもあります。

まず初めに、会議を考える上で必要なスケジュールについてです。
よくあることとして、
・誰が承認かよくわからない
・会議で決定したことが覆される
・後から意見が出たり、変えたりする
・会議に皆が集まらない
・確認や提出の期日を守らない
などがあります。

これらの原因の多くは、プロジェクトの進行が上手くいかなかった場合に良く起こります。クライアント主導で動くプロジェクトは往々にしてありがちな事象です。

先に進めなくなる、手戻りする、収集がつかなくなる、それをどうにかしようとしてまた会議を設定する。

何をしようとしているのか、何に向かっているのか、だんだん分からなくなってくる、みんな疲れる。それもひとえにプロジェクトの進行に原因があると言っても過言ではありません。

プロジェクトの進行はある意味会議を上手く使う事が大事でもあります。着実にゴールに向かって進んでいる感は、メンバーに安心感と達成感をもたらし、それはモチベーションにもなります。

プロジェクトは私たちが明確な意思をもって引っ張っていかなくてはなりません。まず会議をどう構成すればいいのか会議を考えるうえでスケジュールについてみてみましょう。

こちらが、制作の次のグループに進むための塊です。それぞれの段階とグループの節目が会議の設定に関係してきます。
それでは、会議にはどのようなものがあるのかを考えてみましょう。

①定例会議
・プロジェクトメンバーによって行われる定例のミーティング
・各工程における検討、確認、決定を行う

②報告会
・意思決定機関（プロジェクトオーナー/最終承認者）および関連部署へ会社として承認を取得するレビューを行う
・プロジェクトの目指す目標、具体案をプレゼンし、その先の作業に進めるよう合意を取る

③プレゼンテーション
・プロジェクトメンバー以外を対象とした、啓蒙や全社の意識共有を目的としたミーティングを実施
・先の工程をスムーズに進めるため今後の予定や協力依頼などの告知も行う

言い方はいろいろありますが、会議は一種類ではなく、いろいろな目的で行われます。どの会議も明確な目的をもって設定し行わなければ時間の無駄です。

資料を作成するのにも労力がいりますし、結果的になにも決まらない会議は、そのための会議を設定しなくてはならなくなります。会議の為の資料作成ではなく、資料を通すための会議でなくてはなりません。

【定例会議】
定例会議は主に前半制作開発に入る前まで定期的に開催され、決定事項を積み上げていきます。

この会議の目的は決定すること、課題を明確にすることです。それをメンバー全員が認識し、合意することが重要です。

【報告会】
報告会は後戻りできない節目で行うべきでしょう。承認したものが覆れば、スケジュールや見積もりに影響することを理解させ、どこがその切れ目かお客様と合意してきめるべきです。

この会議は、お客様の社内で実施することもあります。目的はこれからこれを作る、いいですか！と承認させることです。もうここまでは会社がＯＫしたと取り付けることがゴールです。

プロジェクトの向かう方向を会社として理解・合意していることは、その先の作業がスムーズに進むために必要な条件です。定例会議で作成した資料とは別に、承認者が分かりやすいプレゼン資料を報告会用に作りましょう。

【プレゼンテーション】
プレゼンテーションは関係者に向けたレビューです。協力を求める前の段階で行います。プロジェクトを成功させるためには、プロジェクト以外の社員・関係者の理解・協力が必須です。

いつ、どのタイミングで、どんな依頼があるかを事前に知ることは、社内でのプロジェクトに対する安心と期待につながります。より具体的な内容を、リテラシーの低い人にも分かりやすいプレゼン資料が必要です。

そもそも問題が生じるプロジェクトの進行は会議をないがしろにしすぎです。クライアントの言いなりで進行したり、面倒なことから逃げたり避けて通ったり、やたらと人を巻き込みすぎたりすることで、混迷していきます。

「遅すぎ」「無さすぎ」「やりすぎ」は横やりやどんでん返しが多発する原因になりかねません。言えないフラストレーションと、いつでも言える親近感は、プロジェクトが目指す目標をブレさせ、進まない、遅れる、結果が出ない原因になります。

「報告」「確認」「承認」をベストなタイミングでベストな相手に行ってこそ、プロジェクトがスムーズに進みます。スムーズに進むプロジェクトは気持ちよく運用に進むことができます。

プロジェクトをスムーズに進めるための会議のポイントをまとめました。
・会議は使い分ける
・クライアントによって必要な会議を見極める
・どこを合意すれば次に進めるかの節目を線引きする
・合意を取ればいい相手とタイミングを確認する
・目的と相手に合わせて資料を作る

プロジェクトの目的を達成するために、会議体を上手く使ってプロジェクトをスムーズに進行しましょう。

プロジェクトのメンバーは大変ですが、順調に進んだ時の達成感はお客様たちもプロジェクトをやっている感をひしひしと感じると思います。自分の価値を高めるために、
ぜひやってみましょう。

最後までご覧いただきありがとうございました。

の３点についての内容でした。