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＜初級編第18回＞
Web会議は対面の置き換えではない【Web制作者必見！】
についてお伝えします。

担当は濱田です。

Web会議は単なる対面会議の代替ツールではなく、その性質に合わせた独自の進め方が求められます。

画面越しではどうしても参加者の緊張感や主体性が薄れ、一方的な情報伝達（ウェビナー化）に陥りやすいため、「事前の徹底した準備」「時間の厳守」「全員の発言機会」「意識的な場の空気作り」という4つのポイントを押さえることが不可欠です。

実は、これらのWeb会議の難点を補うアプローチを習慣づけることは、Web会議自体の質を高めるだけでなく、リアルな対面会議のクオリティをも劇的に向上させることにつながります。

”Web会議は対面の置き換えではない”をテーマに、
今日お伝えしたいことは3つあります。

まず、初めに申し上げたいのが、対面の会議と同じやり方をWeb会議で行うと失敗するということです。

対面には対面のやり方・仕方がありますし、Web会議にはWeb会議のやり方・仕方があります。

Web会議を、ただ打ち合わせの手法・ツールの違いだと考え、対面と同じようなやり方をしていると、中々充実した会議とするのは難しいでしょう。

ではどうするか、Web会議を価値あるものにするためにどのような対応をすればお伝えしていきます。

対面による会議・打ち合わせに比べて、Web会議の特徴はどのようなものでしょうか。

まず、対面による会議・打ち合わせ時の最大の特徴としては、会議主催者が主役となり、ミーティングをコントロールするということです。

会議参加者は、その場のメンバーとなり、場の雰囲気の一部として周囲に影響を与えます。会議参加者は少なからず、会議中の動きや言動等を周囲から見られることになり、「ちゃんと聞こう」「ちゃんと議論に参加しよう」という参加意識が持てますが、Web会議では、そういった参加意識が低くなりがちです。

分かりやすくいうと、対面時にはあからさまにスマホを触っていたり、寝ていたり、テレビを見ていたりする人はいません。それは、対面による会議・打ち合わせでは、”主催者主体の場”として、主導権は主催者となり、会議参加者の状況は主催者次第となります。

ですが、Web会議ではカメラで映されていたとしても、細かい状況までは見られませんので、どうしても主権は参加者側となり、参加意識も参加者主体となってしまいます。

そうです。参加者の緊張感がWeb会議と対面での会議・打ち合わせでは大きく違います。別の仕事をしていても、テレビを見ていても、スマホを触っていたとしても、形だけでも会議に参加している様に装うことができてしまいます。また、見られている意識感、参加者意識感も薄れてしまいます。この状況ではWeb会議を価値あるものにするのは難しいでしょう。

話し手主体ではなく、聞き手主体であり、参加者の緊張感が全然違うということです。

Web会議の主催者は、そんな緊張感の違い、そして参加者主体となっている状況に対して対策を行わなければなりません。

いわゆる、今まで対面での会議・打ち合わせで与えられていた価値をどの様に生み出すか。それを意識的に取り入れる必要があります。

Web会議でよく見かける失敗例として、ウェビナーの様なセミナー形式になってしまうことです。

周りは沈黙のなか、主催者が一方的に話をし、画面にはスライドが写っているだけで聞き手がどんな反応をしているのか、何処まで理解しているのか、本当に聞いているのかが分からないまま説明を続ける。そんな状態では伝わるものも伝わりますし、議論なんて生まれません。

ミーティングは何かを決めるもの、意見を交換する場所として有効に機能しなければならないのですが、主催者だけのオンステージでは相互理解・納得を得られずに会議の目的は成し得ません。Web会議はウェビナーとは違います。まずはそこを大きく意識しましょう。

では、充実した価値のあるWeb会議を行うために必要なことは何でしょうか。
ポイントは次の４つです。
・事前準備
・時間を守る
・全員に話させる
・会議の“場”を作る

【事前準備(資料)】
Web会議では、画面に資料を映すことがあるかと思います。基本的には、画面に表示されている資料の操作は、話し手が行います。

パワーポイントならまだ良いのですが、エクセルなどの大きなファイルでは、全体的に小さくて見えにくいですし、ズームをしたとしても、資料全体の中の何処を映しているのか分かりません。

もちろん、パワーポイントもスライド送り等は話し手が行いますので、どうしても一方的な情報伝達となってしまい、話し手と聞き手、という位置関係ができてしまい、聞き手主体の参加者は集中力と参加意識を失ってしまします。

Web会議では事前の資料共有が絶対に必要です。必ず資料を事前に共有し、参加者各自が読み込んだ上で会議に参加する様にしましょう。

そうすることで、会議では資料を読む人、聞く人といった位置関係ではなく、資料を読み込んだ人々による議論の場となります。

画面上に表示する資料はあくまで議論の進行に必要とされる「参考資料」といった位置付けです。これは主催者側も参加者側も意識的に会議の段取りとして、取り組みましょう。

【事前準備(アジェンダ)】

当日の会議の流れを明確にするためにも、事前にミーティングアジェンダ（会議時の議事、議題）の作成・共有も必要です。

Web会議は、それぞれ参加者が聞き手主体となってしまいますので、何かを決めなければならない会議でも「だらだら」としてしまいがちです。

会議室への移動もない、自分の好きな恰好で好きなことをしながら参加するなど、意思疎通も取りにくければ、会議の目的を達成することも難しくなってしまいます。

ですので、事前にミーティングアジェンダをしっかりと作成し、それぞれの”議題”と、議題毎に”何を成し得るのか”のゴール、議題毎に開始時間と終了時間を記載、そして議題毎に使用する参照資料も明記しておくと良いでしょう。

必ずその時間で終わらせる集中力と、何を決めるべきなのか目的が明確であり、その目的に向かうために事前資料も読み込んでおく。こういった会議へ向けた前段階の準備が、Web会議では重要となります。

【事前準備(ファシリテーションアジェンダ)】

Web会議では事前のシミュレーションがとても大事です。事前に共有するアジェンダの時間通りに進める事が出来るか、決めるべき事をどの様に決議へ持っていくか、何か質問が来る可能性はあるのか、参照資料は足りているか等、時間内にゴールさせるためには、ありとあらゆる事を想定しておくと良いです。

時間の無駄のない会議を進行する為に、必ず作成しておくべき台本です。これが無いと、行き当たりばったり、思いつきで進めてしまい、何を決めるべきか、今何を話しているのか、ゴールは何処なのか、迷子になってしまいます。ですので、ファシリテーションアジェンダもしっかりと作成しましょう。

【時間を守る】
これは当たり前ですが、意外とWeb会議では守られないことが多いです。ミーティングアジェンダでもお話しましたが、必ず会議の開始時間と終了時間を明確にして徹底しましょう。

特にWeb会議は時間通りに始まらないことが多々あります。決められた時間になってからポツポツと参加者がWeb会議室に入室し、結局始まるのは予定開始時間から10分過ぎる。そういった事が多々あります。

その時点で、ミーティングアジェンダ上では10分の遅延です。Web会議を円滑に予定通り進める為には、特に「時間通りに始まる」ということがとても重要です。

そのために、10分前にはスタンバイしておいて、資料等の投影等の準備を済ませておくことが重要です。開始時間には参加者全員が揃っていることが前提です。

でないと議題毎に時間を明確にしている意味がありません。これは開始時間だけでなく、終了時間に対しても同じです。

限られた時間を有効活用するためにということもありますが、Web会議では会議室への物理的な移動時間がない分、連続してWeb会議が予定されている場合も多々あります。

議題毎の時間を守らず、だらだらと進行していては、結局話すべき話ができず、ギリギリまで会議に参加するも途中で退出。ギリギリに退出するので、結局次の会議にも時間超過して参加する。こういった悪循環が発生してしまいます。

Web会議では、時間をしっかり有効活用できる分、決められた時間を意識的に守ることを徹底するという事が重要です。

【全員に話させる】

ウェビナーの様に話し手が一方的に話すと、聞き手はどんどん受け身になり、聞き手主体が顕著に悪影響を与えてしまいます。

聞き手は聞くことに徹する様になってしまうので、集中力も無くなり、会議から意識がそれてしまうでしょう。これは会議ではよくない状況です。

何とか会議に意識を向けて貰わなければ、目的は達成できません。そのためには、話し手が積極的に話しかけることです。会議中に、参加者全員に何か話させることを意識しましょう。

もちろん意見交換が活バツになるということもありますが、ポイントは”全員に”ということです。

会議の内容的に、特定の人物間で話しを進めていけば、とりあえずは結論に繋げることができるかもしれませんが、話に参加していない参加者からしたら、「自分がこの会議に参加している意味はあるのか？」と感じてしまい、更に参加意識が薄れ、別のことに意識が行ってしまいます。

全員に話しかける、質問を投げかけることによって、「何か質問されるかもしれない。だからちゃんと聞いておこう」と会議で話している議論に意識が向きます。

また、自ら話すことで参加者意識が高まり、結果として会議に対する”満足体験”を得ることができるようになります。

そういった満足体験の積み重ねが、良い議論を生み、良いプロジェクトの推進へとつながっていきます。

【会議の“場”を作る】
会議は”場”の雰囲気が重要です。対面による会議・打ち合わせでは、実際に膝を突き合わせ、みんなで同じものを見て話しあう。それぞれの表情や動きから反応を得て、会議中の話が展開していく。そういった”空気感”、”場の作り”が重要です。ですが、Web会議ではそういった”場”の雰囲気を感じとることはとても難しいです。

ウェビナーの様に一方的に話していては、話し手からしても、聞き手が何を考えているのかわからず、聞き手からしても、他の聞き手がどの様な反応をしているのかわからず、結局は孤独な状態となり、参加者全員で作り上げられる会議の雰囲気は得られないでしょう。

ですので、ちょっとしたことかもしれませんが少しオーバー気味のリアクションで存在を主張することで場の空気感を作ることができます。

例えば、“相槌は声を出して行う”、“リアクションは少しオーバー目にする”等、ポイントは一人が一方的に話している雰囲気を作らないことです。

誰かが説明していたら誰かは声で相槌を打つ。必ず音声、映像が複数人になる様に、沈黙や一人称の状態を作らない様に積極的に発信していきましょう。

これは話し手からしたら、質問を投げかけるなどをしながら、場の空気感を作っていくことを少し意識するだけでミーティングの雰囲気は大きく異なりますので、積極的に取り入れてください。